Pengertian SOP
Ketika memasuki dunia kerja, umumnya setiap perusahaan atau tempat kerja mempunyai peraturan-peraturan yang mesti ditaati untuk kebaikan bersama. Istilah lainnya kerap kita dengar sebagai Standar Operasional Prosedur (SOP) atau wejangan kerja.
SOP merupakan proses atau peraturan yang dibuat dan diterapkan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas para pekerjanya. Sekaligus mencegah hal-hal yang tak diinginkan, misal kecelakaan didalam bekerja. Terkadang, kita pun mendapati SOP sebagai materi pelajaran pra kerja yang mesti diingat, dan juga diatur didalam undang-undang ketenagakerjaan. Artinya pemerintah pun menyoroti betapa pentingnya peraturan kerja ini.
Salah satu ahli atau tokoh, Tjipto Atmoko, mengemukakan pendapatnya mengenai SOP di dalam buku “Standar Operational Prosedur dan Akuntabilitas Kinerja” yang terbit pada tahun 2012.
Ia menyebutkan jika SOP merupakan:
Sebuah pedoman atau acuan yang sebenarnya dibutuhkan disaat menggerakkan sebuah pekerjaan sesuai dengan fungsinya, dan menjadi alat penilaian dalam kinerja di sebuah lembaga pemerintah, berdasarkan indikator-indikator teknis, prosedural dan juga administratif, sesuai dengan unit kerja yang bersangkutan.
Fungsi SOP
Begitu pentingnya SOP, tentu mempunyai manfaat yang penting dalam sebuah perusahaan, sehingga seluruh kegiatan kerja dapat berjalan dengan baik.
Ada pun beberapa fungsinya yang harus kita ketahui ialah sebagai berikut:
1. Rujukan Informasi
Fungsi pertama SOP adalah menjadi rujukan informasi dari setiap poin pekerjaan yang mesti dilakukan setiap lini di perusahaan. Baik pekerja maupun pimpinan, mempunyai peraturan tiap-tiap yang menjadi rujukan informasi bagi mereka. Sehingga setiap tanggung jawab dapat terlaksana dengan baik. Tanpa ada miss dan halangan yang mencegah laju kerja sebuah perusahaan.
2. Menjaga Kestabilan Operasional Perusahaan
Fungsi kedua yakni merawat kestabilan bahkan meningkatkan operasional perusahaan. Dengan terdapatnya peraturan kerja, seluruh pekerjaan dapat konsisten dilakukan secara konsisten menerus tanpa ada jeda yang membingungkan setiap karyawannya.
Prosedur itu tidak dapat tiba-tiba berubah, sehingga akan konsisten membuahkan suatu hal yang mirip dan terus menerus didalam kurun waktu lama. Selama SOP tidak mengalami pergantian yang mesti disosialisasikan kepada para karyawan.
3. Dasar Hukum
Setiap perusahaan sudah pasti mesti punyai kapabilitas hukum, sehingga SOP dapat dijadikan basic hukum perusahaan demi terciptanya kestabilan operasional. Aturan kerja ini dibutuhkan disaat sebuah perusahaan mesti menggerakkan kegiatan produksi yang sama secara konsisten. Sehingga tidak mencetak output berbeda, yang berisiko mengakibatkan masalah di sesudah itu hari.
4. Panduan Kerja
Fungsi terakhir dan tak kalah penting, di mana SOP menjadi sebuah wejangan kerja para karyawan. Sehingga mereka tahu apa yang mesti dikerjakan, mesti dihindari, apa bentuk tanggung jawab, dan risiko jika ada pelanggaran yang dilakukan.
Dengan tahu keempat manfaat SOP di atas, diinginkan tumbuh kesadaran kita sebagai karyawan ataupun pimpinan, untuk mematuhi setiap peraturan yang ada di lingkungan kerja. Selain SOP, hal penting lainnya yang sebaiknya tidak diabaikan untuk merawat kestabilan operasional perusahaan adalah pengelolaan keuangan usaha atau perusahaan.
Tujuan SOP
Sudah tahu apa manfaat SOP? Nah, setelah itu kita bahas lebih lengkap seputar tujuan dibuatnya peraturan kerja ini.
1. Memudahkan Adaptasi
SOP dibikin dengan tujuan sehingga para pegawai ringan beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan dan profesi mereka. Sehingga mereka tinggal mengikuti wejangan kerja yang mesti dilaksanakan.
2. Mengurangi Kesalahan
Setiap perusahaan mengakibatkan SOP sesuai kebutuhan masing-masing, dengan tujuan untuk mengurangi kesalahan yang bisa saja berjalan dan dilakukan di perusahaan. Aturan ini umumnya berisikan serangkaian instruksi, untuk menolong setiap anggotanya menggerakkan tugas dengan baik. Sehingga potensi kesalahan dapat dikurangi atau dihindari.
3. Mencapai Target
Setiap usaha tentu mempunyai tujuan yang mesti dicapai, dan untuk itu dibutuhkan kinerja maksimal. Sehingga dibuatlah SOP ini yang sangat mungkin setiap pekerja bertugas didalam koridor peraturan yang mengakibatkan kegiatan produksi menjadi efisien dan efisien.
Manfaat SOP Dalam Perusahaan
Ketika perusahaan mempunyai SOP yang ditaati oleh pimpinan dan karyawannya, maka ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh, antara lain:
1. Memiliki Pedoman Kerja yang Jelas
Dengan adanya peraturan kerja ini, karyawan akan mendapat pedoman yang jelas saat bekerja dengan tata cara yang sudah ditentukan.
2. Pengawasan Menjadi Lebih Mudah
SOP mengakibatkan para pemimpin atau pemilik perusahaan menjadi lebih ringan didalam menggerakkan pengawasan, dan memantau setiap kinerja karyawannya. Karena sudah tahu hal apa saja yang mesti dilakukan karyawannya, apakah sudah terpenuhi atau belum?
3. Menjaga Nama Baik Perusahaan
Manfaat lainnya adalah nama baik perusahaan bakal terjaga. Sebab ada kepercayaan klien, konsumen, dan pihak yang terkait dalam melihat budaya perusahaan dan juga jalinan pemimpin dengan karyawannya.
Tips Membuat SOP
Jika Anda saat ini sedang memiliki rencana pembuatan SOP, berikut adalah beberapa tips yang dapat diaplikasikan:
1. Identifikasikan Audiens
Kamu dapat mengidentifikasikan audiens atau grup atau divisi sesuai kebutuhan, lebih kurang mana saja yang mesti dimasukkan ke dalam SOP.
2. Buat Prosedur yang Jelas dan Rinci
Setelah itu kamu dapat membuat aturannya sebagai prosedur dari setiap divisi atau audiens yang sudah kamu identifikasikan tadi. Pastikan prosedur didalamnya tertera dengan jelas, ringkas, dan rinci, sehingga tidak membingungkan dan menghambat kinerja karyawannya.
3. Lakukan Survei Karyawan
Jangan lupa untuk survei karyawan dengan membuat kuisioner atau melakukan wawancara terhadap karyawan. Agar peraturan kerja yang dibuat dapat dilaksanakan dengan baik.
4. Sosialisasi dan Lakukan Uji Coba
Ketika SOP sudah selesai dibuat, cara berikutnya adalah mensosialisasikannya kepada karyawan. Setelah itu lakukan uji cobalah dalam kurun waktu tertentu, untuk melihat seberapa efisien peraturan kerja itu, dan melihat sisi lemahnya sebagai bahan perbaikan.